После запуска новой версии сервиса Вселисделал и значительного расширения возможностей у нашего проекта появились новые интересные пользователи. На прошлой неделе мы получили письмо от компании «Промпрогресс», в котором описывалось, как они используют систему отправки SMS и E-MAIL голосом для повышения эффективности и скорости обмена информацией между руководством и непосредственно сотрудниками. Их пример – это очень важный сигнал для нашей компании, показывающий, что в сегменте малого и среднего бизнеса есть  большой спрос на подобные решения.

Что сделали в «Промпрогресс»:

Компания занимается поставкой высококачественных систем остекления и производством светопрозрачных конструкций. Большинство сотрудников каждый день находятся вне офиса и существует высокая потребность в  быстром обмене актуальной информацией между  работниками и руководством.  Недавно они подключили сервис  всем, кто работает на выезде.  Теперь, когда есть необходимость связаться с руководством, чтобы получить указания, дополнительную информацию или просто отправить короткий отчет, не надо дозваниваться до секретаря. Сотрудники просто звонят в сервис и отправляют  письма голосом на общий электронный адрес компании, который отслеживает секретарь. По сути в одном месте собирается все текущая ситуация по работникам: кто освободился, кто не успевает в срок, а кто застрял в пробке и опаздывает.  Но кроме отчетов сотрудники получили возможность быстро передавать важные задачи о необходимости закупки новых материалов или о потребности в согласовании вопросов непосредственно с руководством. Раньше необходимо было ждать следующего совещания, чтобы обсудить ключевые вопросы, а теперь, на основе анализа поступающей информации от сотрудников, у руководителя есть возможность принимать более взвешенные решения, эффективнее планировать свое время и время работников.

Пример распространенной ситуации ( usecase ). Для одного из объектов потребовались дополнительные специалисты по остеклению. Чтобы выяснить, кто из сотрудников в данный момент освободился и где находится, необходимо дозвониться практически до каждого и узнать ситуацию. На такие небольшие задачи в течение дня секретарю приходится тратить очень много времени и не всегда можно найти человека сразу. Использование сервиса позволило избавиться от такой необходимости. Сейчас секретарь  в своей почте видит статус по всем работникам и может быстро дать руководителю информацию, кого можно привлечь для решения стоящей задачи.

«Скорость и качество поступающей информации от моих сотрудников, которые находятся вне офиса,  к моему удивлению, значительно возросли. И, несмотря на то, что не все из них  активно пользуются различными  техническими нововведениями в повседневной жизни,  внедрение сервиса оказалось очень простым и понятным. Им просто необходимо периодически звонить и сообщать свой статус. Также у них появилась возможность сообщить о текущих потребностях практически мне напрямую, и я могу принимать решения по их вопросам не раз в неделю на совещании, а практически каждый день. Секретарь просто готовит мне короткий отчет по задачам, которые приходят от сотрудников. Многие вопросы, которые раньше долго откладывались, сдвинулись с мертвой точки.» : Эдвард Киракосян, генеральный директор ООО «Промпрогресс».

А как Вы используете Вселисделал в своей ежедневной работе? Напишите нам, пожалуйста.

К сожалению из за технических проблем с 11.01.2008 20:00 до 12.01.2008 19:00 не работало смс-уведомление. 

Приносим извинения за доставленные неудобства. В течении двух недель ожидается замена/обновление узлов на значительно более надежные решения.

Как свести свой список дел к списку дел первой необходимости.

Потратьте несколько минут на организацию Ваших дел сейчас. И Вы сэкономите часы в будущем. # 1

Оригинал статьи здесь. {в скобках идут несколько комментариев, как можно эффективно использовать Вселисделал, чтобы следовать советам автора статьи}.

Ваши дни безумно занятые и ваш список дел бесконечно пополняется задачами? Ваш календарь полон записей и ваш рабочий день ни что иное как спешка от одного дела к другому?

Если это так, то, возможно, вам действительно столько всего нужно сделать. Пришло время попробывать вернуться на шаг назад, поразмыслить несколько минут и свести тот самый список дел к самым основным.

На секунду представьте себе, что в вашем списке дел на сегодня всего несколько пунктов. Представьте себе то спокойствие, которым веет от одного этого факта. Теперь представьте свой рабочий день, день простоты, концентрации и больших достижений. Представьте, что вместо 10 мелких незначительных дел, Вы сделаете одно, которое действительно влияет на вашу работу, на то, кем вы являетесь, на ваше будущее.

Теперь позвольте этому случиться. И Вы получите рабочий день с высокой продуктивностью (Zen-like productivity), наполненный спокойствием. Но это потребует от Вас внимания, энергии и некоторого прагматизма. Вот основные правила, которых я придерживаюсь:

•    Фокусируйтесь на Ваших целях. Для того, чтобы знать, что является важным, в первую очередь вы должны знать чего вы стараетесь достичь. Если у вас нет целей, то невозможно понять насколько то или иное дело является важным для достижения результата. Просмотрите свои цели (или сформулируйте их для первого раза). Где вы хотите находиться через десять лет? Какое одно большое дело вы должны сделать, чтобы оказаться там уже в этом году? Что вы можете сделать в следующие несколько месяцев? Что вы можете сделать на этой неделе? Имея такие цели, Вы обеспечиваете себе ключевые ориентиры. Сейчас сосредоточьтесь всего на одной цели, пока она не будет достигнута, а потом переходите к следующей.

•    Знайте себе цену. Если вы не цените себя, вы не будете ценить свое время. И тогда вы будете говорить «да» каждому запросу и ваш список дел всегда будет переполненным. Подумайте несколько минут о своих способностях и о том, чего вы стоите. Подумайте о том, насколько ценным вы бы хотели видеть ваше время. И теперь не принимайте никакой работы, которая не стоит вас и вашего времени.

•    Посмотрите на свой список дел: какие задачи в нем действительно имеют значение? Какие из них принесут вам большие деньги, большее признание, окажутся более значимыми в долгосрочной перспективе? { Поставьте МЕТКУ "важно" на эти задачи}. Если таких задач в вашем списке нет, продумайте несколько. Это то, на чем вам следует сосредоточиться.

•    Устраните все остальное. Теперь, когда вы знаете, какие задачи действительно являются важными, посмотрите, какие из оставшихся вы можете удалить. Некоторые из них на самом деле могут быть удалены тот час же. Несколько других методов удаления задач из вашего списка приведены ниже.

•    Освободите свое утро. Отведите большой промежуток времени каждое утро (при возможности целое утро) для работы над вашими поставленными задачами – теми, которые действительно важны. Это спокойное время, когда ваша работа может быть действительно продуктивной. При наступлении второй половины дня дела, возможно, начнут появляться, и ваши задачи могут быть отодвинуты на второй план. Очистите свой календарь утром, не вносите в список больше ничего, отключите свой телефон и электронную почту, освободите свой стол и посмотрите, сколько вы сможете сделать.
  
•    Выберите три пункта. Если в вашем списке есть 20 пунктов, выберите на сегодня только три. Но вы хотите выполнить пять или семь? Будьте безжалостны. Расставьте приоритеты и выберите только три. {Пометьте эти три пункта МЕТКОЙ "сегодня" и "важно"  – это и есть ваш список дел на сегодня}. Убедитесь, что хотя бы один из этих пунктов ведет к вашей краткосрочной цели на эту неделю. Остальные две задачи должны быть теми отмеченными, которые действительно важные.

•    Прекратите практику встреч. В большинстве случаев встречи – это трата времени. Если вы можете это контролировать, то откажитесь от них. Пусть материал вам присылают по электронной почте. Взаимодействуйте посредством онлайн инструментов. Или при необходимости устраивайте встречу один на один, длительностью 5-10 минут, и проводите их все одну за одной, уместив в один час во второй половине дня. Если вы не можете это контролировать, объясните своему боссу, почему вам не нужно быть на встрече,  и что вы можете сделать, если бы вам не надо было идти на эту встречу – сделайте предложение, от которого ваш босс не сможет отказаться.  

•    Передавайте полномочия. Взгляните на ваш список дел по-новому… Есть ли там что-то, в исполнении чего нет необходимости? Передавайте дела кому-то еще, кто находится либо выше вас на служебной лестнице, либо ниже, либо на той же ступени. Не имеет значения. В случае, если это не вы. Знайте, что должно быть сделано вами, а что нет.
 
•    Научитесь говорить «нет». Вместо того, чтобы браться за все дела, которые встречаются на вашем пути, научитесь говорить «нет». Соглашайтесь взяться только за те дела, которые действительно должны быть сделаны вами, и что принесет вам большие результат в долгосрочной перспективе. Отклоняйте все остальное, как бы тяжело это не было. Либо откладывайте – предлагайте попросить вас сделать это на следующей неделе. Обычно просьба уходит.

•    Перемещайте дела в отдельный лист. У вас есть дела, которые требуют исполнения сегодня, но они не вошли в ваш список из трех дел на сегодня?. {Заведите себе специальную МЕТКУ для таких дел, например: "10минут", помечайте мелкие дела такой меткой}. Выделите час или около того для выполнения этих дел позже и соедините все эти маленькие дела воедино. Телефонные звонки, быстрые заметки, бумажная работа, что угодно – вы можете сделать все это очень быстро, если делать это за раз. Это лучше, чем распределять все это на весь день.

•    Концентрируйтесь на одной задаче. Когда вы собираетесь сосредоточиться на одной из трех важных задач на сегодня, действительно сосредотачивайтесь. Исключите все, что отвлекает внимание, включая Интернет, электронную почту, телефон, беспорядок на вашем рабочем столе. Не позволяйте ничего перебивать вас. То же правило распространяется и на встречи тет-а-тет (о которых говорилось выше) и на работу с маленькими делами – делайте что-то одно в одно время. Выполнение сразу нескольких задач будет раздражать вас и сделает вашу работу менее продуктивной. Выполнение нескольких задач одновременно эффективно только в более крупных масштабах, скажем, при работе над несколькими проектами в течение месяца.

•    Выделите определенное время для электронной почты. Это, вероятно, одна из самых сложных задач для нас. Отправка и прием электронных писем – это то, что мы привыкли делать в течение всего дня. Но на самом деле, для большинства людей, электронное письмо не требует безотлагательного ответа. Управляйте ожиданиями тех, с кем вы общаетесь – дайте им знать, что вы отправляете электронные письма только один раз в день, и тогда они не будут ждать немедленного ответа. Если такой вариант для вас не является возможным, сведите отправку писем к исполнению блоками, вместо того, чтобы делать это в течение всего дня. Делайте это два или три раза в день, или один раз в час в течение пяти минут, но не на всем протяжении часа. И не делайте этого в свое спокойное время утром – это время только для отмеченных задач.

{Сделайте это сегодня!}